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Office魔法学院|Excel用得好那是神器,用不好就只是个电子表格(上)

捷信同学会2018-05-27 16:25:25

本文来源于微信公众号:LinkedIn

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Excel是Office三大神器当中最神秘、但也是最能提高你效率的工具了。而我们中的太多小伙伴,却一直把它当做是个“电子表格工具”。


今天和领英小编一起涨姿势,学会下面这些神技,你的Excel分分钟超过90%的同事!


还在把Excel仅仅当成一个画表格的工具?


图样图森破。


看看下面这张图。


它显示的是美国纽约曼哈顿的24小时人口活跃图。


分析公司DarkHorse Analytics 从美国劳工统计处获得数据,并制作了这张二十四小时会唿吸的地图,显示曼哈顿的工作与在宅人口。


利用条件格式与小方块,地图便在 Excel 上被视觉化了。每个 GIF 图的框架就是一张 Excel 的萤幕截图。


什么?你说这还是专业设计师的工作,你用不着?


那下面这些技巧,你一定用得着。






1
10个快捷键
10 Shortcuts



1. 快速求和?用 “Alt + =”


Excel的函数功能非常强悍,求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和。




2. 快速选定不连续的单元格


按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。




3. 改变数字格式


Excel的快捷键并不是杂乱无章的,而是遵循了一定的逻辑。


比如你想快速改变数字的格式,比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把数字加上美元符号,因为符号$和数字4共用了同一个键。



同理,“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比(%)的形式。


4. 一键展现所有公式 “CTRL + `”


当你试图检查数据里有没有错误时,<CTRL + `>能够一键让数字背后的公式显示出来。




“`”键就在数字1键的左边:)


5. 双击实现快速应用函数


同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数,只需要把光标移动到单元格的右下角,等到它变成一个小加号时,双击,公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。




这是不是比用鼠标拖拉容易多了?!


6. 快速增加或删除一列


对于那些整天要和Excel打交道的人来说,这个窍门或许能为你节省一点时间。


当你想快速插入一列时,键入Ctrl + Shift + ‘=' (Shift + ‘='其实就是+号啦)就能在你所选中那列的左边插入一列,而Ctrl + ‘-‘(减号)就能删除你所选中的一列。




7. 快速调整列宽


想让Excel根据你的文字内容自动调整列宽?你只需要把鼠标移动到列首的右侧,双击一下就大功告成啦~




8. 双击格式刷


格式刷当然是一个伟大的工具。不过,你知道只要双击它,就可以把同一个格式“刷”给多个单元格么?




9. 在不同的工作表之间快速切换


在不同的工作表之间切换,不代表你的手真的要离开键盘(可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键,你根本不需要摸鼠标)。


“Ctrl + PgDn”可以切换到右边的工作表,反之,“Ctrl + PgUp”可以切换回左边。




呃,不过Mac用户似乎与这个快捷键无缘了……


10. 用F4锁定单元格


在Excel里根据函数填充数据的时候,有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化,也有时候你并不这么想。当你要“绝对引用”——也就是锁定单元格的时候,你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号?简直是疯了…


其实有一个简单的技巧,就是在你选定单元格之后,按F4键输入美元符号并锁定;如果你继续按F4,则会向后挨个循环:锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。




如果你觉得上面这些太基础,那么下面这些函数就专供进阶大神们享用了!



2
其他神奇功能
Amazing facts



1. 你知道吗?Excel可以插入截图!


目前很多软件都提供截图插件,比如QQ和微信都有快捷键。但是有时候在用office编辑文档的时候需要截个图,那么这个技巧就是很方便的。


Office(包括word excel ppt)的插入选项卡下有一个“屏幕截图”选项,这几个字下面有一个小三角,点击小三角会出现一个“可用视窗”,点击“屏幕剪辑”,稍等2秒,等屏幕变模糊,就出现了十字形的截图光标,选择区域即可截图。


或者直接点击可用视窗下面的窗口(下图中有两个窗口),即可完成全屏截图)。




2. 条件格式让你的数据可视化起来


条件格式(Conditional formatting)是指当指定条件为真时,Excel自动应用于单元格的格式,例如,单元格底纹或字体颜色,或者给单元格前面加上一个红绿灯。




使用条件格式最大的好处就是可以为你突出显示你想要找的数据,如果再结合使用公式,条件格式就会变得更加有用。


例如,我想在以下数字中用显著的格式体现出各个国家的GDP情况。


你可以做成这样:



或这样:



以及这样:




怎么样,是不是很酷炫吧?

什么,太基础?要求上难度?没问题,下一期还有高难的函数操作!

敬请期待!






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