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Excel表格的35招必学秘技(下)

零道咨询2019-06-17 06:06:44

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点击本文最末尾左下角的“阅读原文”即可学习《Excel表格的35招必学秘技》1-14。


十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
  有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容,可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。
  执行“视图→工具栏→监视窗口”命令,打开“监视窗口”(图7),单击其中的“添加监视”按钮,展开“添加监视点”对话框(图8),用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击“添加”按钮。重复前述操作,添加其它“监视点”。

图 7

图 8
  以后,无论在哪个工作表中,只要打开“监视窗口”,即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

  十六、为单元格快速画边框
  在Excel 2002以前的版本中,为单元格区域添加边框的操作比较麻烦,Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。
  单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选“绘图边框”选项,或者执行“视图→工具栏→边框”命令,展开“边框”工具栏(图9)。

图 9
  单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式(参见图9),然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉,即可为相应的单元格区域快速画上边框。
  提示:①如果画错了边框,没关系,选中工具栏上的“擦除边框”按钮,然后在错误的边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框,可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮,在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后,再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。
  十七、控制特定单元格输入文本的长度
  你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候,Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要实现这一功能,对Excel来说,也并不难。
  例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中,为了输入的统一和计算的方便,我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以,我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”,且“长度”为“4”。同时,我们再来到“出错警告”卡片中,将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”,并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。
  很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Excel就会弹出如图10所示的警告对话框,告诉你出错原因,并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实,在Excel的“数据有效性”判断中,还有许多特殊类型的数据格式可选,比如“文本类型”啊,“序列大小”啊,“时间远近”啊,如你有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标准,让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。

图 10

  十八、成组填充多张表格的固定单元格
  我们知道每次打开Excel,软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联,当然首先就需要同步输入。因此,在很多情况下,都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。
  那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”,然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起,可以按住Ctrl键进行点选)。此时,我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样,我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么,我们发现,“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。
  但是,仅仅同步输入是远远不够的。比如,我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先,我们得改变第一张表格的数据格式,再单击“编辑”菜单的“填充”选项,然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时,Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框(图11),在这里我们选择“格式”一项,点“确定”后,同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

图 11
  十九、改变文本的大小写
  在Excel中,为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据库,而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的内容,Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。
  在Excel 2002中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是:“=UPPER(源数据格)”,将文本全部转换为大写;“=LOWER(源数据格)”,将文本全部转换成小写;“=PROPER(源数据格)”,将文本转换成“适当”的大小写,如让每个单词的首字母为大写等。例如,我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”,然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”,回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样,如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”,然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”,那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了(图12)。

图 12
  二十、提取字符串中的特定字符
  除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省时又省事的方法,特别是对一些样式雷同的信息更是如此,比如员工名单、籍贯等信息。
  如图12所示,如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话,最好使用“=RIGHT(源数据格,提取的字符数)”函数,它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然,如果你想提取姓名的话,则要使用“=LEFT(源数据格,提取的字符数)”函数了。还有一种情况,我们不从左右两端开始,而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时,就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是:在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符,也就是第4和第5两个字。

  二十一、把基数词转换成序数词
  将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式:大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀,但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且,“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样,它们却仍然是以“th”结尾的。因此,实现起来似乎很复杂。其实,只要我们理清思路,找准函数,只须编写一个公式,就可轻松转换了。不信,请看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串,不过含义却很明确:①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的,则加上“th”后缀;②如果第1原则无效,则检查最后一个数字,以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”;③如果第1、2原则都无效,那么就用“th”。因此,如图13所示,基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。

图 13

二十二、用特殊符号补齐位数
  和财务打过交道的人都知道,在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”,那就是将金额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实,在Excel中也有类似的输入方法,那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”,填充位数)”。
  比如,我们要在图14中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位,就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位,就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外,如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充,则需要改为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你还嫌不够专业,要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话,那就改为:“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”,一定能满足你的要求。

图 14
  二十三、创建文本直方图
  除了重复输入之外,“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单,就是利用特殊符号的智能重复,按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。
  比如我们首先制作一张年度收支平衡表,然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区,将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值,用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下:
  在E3单元格中写入公式“=IF(D3<0,REPT(″n″,-ROUND(D3*100,0)),″″)”,然后选中它并拖动“填充柄”,使E列中所有行都能一一对应D列中的结果(图15);接着在G3单元格中写入公式“=IF(D3>0,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,也拖动填充柄至G14。我们看到,一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前,方便直观,简单明了。

图 15
  二十四、计算单元格中的总字数
  有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题,除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外,还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”字样,那么我们就可以用如下的表达式来帮忙:
  “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”
  该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串,并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出“空格”的数量,最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。

二十五、关于欧元的转换
  这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默认方式,那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过,我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”,然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项,“确定”后Excel 2002就会自行安装了。
  完成后我们再次打开“工具”菜单,单击“欧元转换”,一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了(图16)。与Excel的其他函数窗口一样,我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”,然后再选择转换前后的不同币种即可。如图16所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然,为了使欧元的显示更显专业,我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮,这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。

图 16

  二十六、给表格做个超级搜索引擎
  我们知道,Excel表格Word中的表格最大的不同就是Excel是将填入表格中的所有内容(包括静态文本)都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询”,对目标数据进行精确定位,就像网页中的搜索引擎一样。
  比如在如图17所示的表格中,从A1到F7的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是,当我们在“输入学生姓名”右边的单元格,也就是C8格中输入任何一个同学的名字后,其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如下:

图 17
  将光标定位到C9单元格中,然后单击“插入”之“函数”选项。在如图18弹出的窗口中,选择 “VLOOKUP” 函数,点“确定”。在随即弹出的“函数参数”窗口中我们设置“Lookup_value”(指需要在数据表首列中搜索的值)为“C8”(即搜索我们在C8单元格中填入的人名);“Table_array”(指数据搜索的范围)为“A2∶B6”(即在所有学生的“语文”成绩中搜索);“Col_vindex_num”(指要搜索的数值在表格中的序列号)为“2”(即数值在第2列);“Range_lookup”(指是否需要精确匹配)为“FALSE”(表明不是。如果是,就为“TURE”)。设定完毕按“确定”。

图 18
  此时回到表格,单击C9单元格,我们看到“fx”区域中显示的命令行为“=VLOOKUP(C8,A2∶B6,2,FALSE)”。复制该命令行,在C10、C11、C12、C13单元格中分别输入:“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”;“=VLOOKUP(C8,A2∶D6,4,FALSE)”;“=VLOOKUP(C8,A2∶E6,5,FALSE)”;“=VLOOKUP(C8,A2∶F6,6,FALSE)”(其参数意义同C9中一样,不再赘述)。
  接下来,我们就来检验“VLOOKUP”函数的功效。试着在“C8”单元格中输入某个学生名,比如“赵耀”,回车之下我们会发现,其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。
  二十七、Excel工作表大纲的建立
  和Word的大纲视图一样,Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时,难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多,但数据类型却又有一定的可比性,那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域(图19),然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择你要汇总数据的类别。最后,如图19所示,现在的表格不是就小了许多吗?当然,如果你还想查看明细的话,单击表格左侧的“+”按钮即可。

图 19

二十八、插入“图示”
  尽管有14大类50多种“图表”样式给Excel撑着腰,但对于纷繁复杂的数据关系,常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区6种样式,但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”;而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”;当然,要说明各种数据的交叉重叠性可以选择“维恩图”。你看,如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示,调出“图示”工具栏。随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。

图 20
  二十九、熟悉Excel的“从文本到语音”
  这是Excel 2002中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不仅能写、能算,还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读,但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。
  按照Office的默认安装,你可能还不能在Excel的菜单中找到它,在我们确认安装了“从文本到语音”的选项后,就可以在Excel的“工具”菜单中看到“语音”项目了。如图21所示,打开一个表格,随便选择其中的内容,然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格”按钮,此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是,当碰到标点符号时,Excel的朗读会自动停顿一会儿,然后再接着朗读,这一点和其他软件完全不同,笔者认为这样的处理更加自然。

图 21
  还有一点需要说明的是,如果你想调整Excel 2002中语音朗读的速度,可以在“控制面板”中双击“语音”图标,然后在“文字到语音”卡片上调整即可(图22)。

图 22
  三十、Excel中“摄影”功能的妙用
  这个功能比较另类,似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入,因为它的作用竟然是——“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”,而是允许让你通过鼠标进行选择,“指哪抓哪”。
  要找到这个功能还不太容易,我们点击Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡片的“类别”中点“工具”,再在命令栏中找到“摄影”按钮,并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分“照相”,只须先选择它们(图23),然后按下“摄影”按钮,这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方(当然,也可以是另一张表格),再次按下“摄影”按钮,这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。当然,和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然,Excel是将它作为一幅图片来对待了,我们可随意将它进行旋转、缩放处理。

图 23
  不过,请各位一定要注意:这可不是一般的照片!你可以试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数据看看——刷新一下“照片”,结果“照片”中的数据竟然也被同步更新了!

三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
  也许我们会奇怪,为什么每次打开Excel,软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手,就一定会明白,由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂,单靠一张表格往往解决不了所有的问题,多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。
  比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”,“Sheet2”为“二班学生成绩表”,然后来到“Sheet3”,想进行“一班”和“二班”各科成绩的比较以及“年级平均分”的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置,选择好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中,利用数据列表右侧的“ ”按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看,如图24所示,这时函数窗口中就会出现“×班学生成绩表!××单元格”的字样了。此后,不管我们在源单元格中进行怎样的修改,在“Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计算。

图 24
  三十二、“驯服”Excel 2002的剪贴板窗口
  Excel 2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能,最大可以支持容纳24个项目(而Excel 2000只能容纳12个)。而且,这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝,所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说,确实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时,剪贴板就会弹出来,和你争夺有限的文档显示空间,让人讨厌。好在,“驯服”剪贴板的方法非常简单。
  笔者建议,如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来,只须点击剪贴板菜单底部的“选项”,清除“自动显示Office剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来,只须清除掉“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态”两个复选框上的选择。只保留“收集而不显示Office剪贴板”复选框前面的钩即可。
  当然,在取消剪贴板自动显示功能之后,你还可以随时恢复这个功能。比如我们可以自定义一组快捷键,以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取“工具”之“自定义”选项,点击弹出对话框下部的 “键盘”按钮,在弹出对话框的 “类别”列表中选取“编辑”,然后,在对话框右上方的“命令”列表中选取“EditOfficeClipboard”; 将光标置于“请按新快捷键”对话框中,并按下Alt+Shift+C(或者你喜欢的其他组合),“关闭”对话框。现在,我们只要一按下Alt+Shift+C,Excel 2002的剪贴板就会立刻出现在你面前了。
  提示:此秘技也适用于Word 2002、PowerPint 2002。
  三十三、利用公式审核工具查看数据出处
  Excel 2002有一秘密武器——“公式审核”工具,它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。
  让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项,并点击“显示公式审核工具栏”。我们仍然借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子,用鼠标选择C12单元格。从图25中我们可以看到,该单元格中的结果是通过函数“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此,数据来源有3个:C8、A2和C6。所以,当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格”按钮后,Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在(图25)。当然,如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话,也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数据”按钮来让Excel自动帮我们检查纰漏。

图 25
  三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠标”
  我们知道,滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”,但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时,你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢?
  点击Excel 2002“工具”菜单中的“选项”命令,然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放”复选框,点“确定”后,我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能:
  在“智能鼠标”的默认状态下,上下滚动鼠标滚轮,工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小,而只有当我们按住Ctrl键,再滚动鼠标滚轮时,工作表才会像往常一样上下翻页。另外,如果我们使用了Excel的“分级显示”,那么当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时,又可以控制各级条目的显示或隐藏了。当然,还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。
  三十五、Excel 2002“监视”窗口的应用
  如果你创建了一个较大的电子表格,并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时, Excel 中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的。
  在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单,然后单击“显示监视窗口”按钮。右击我们想跟踪的单元格,并在快捷菜单中选择“添加监视点”。这时,“监视窗口”的列表中就出现了被Excel监视的单元格及其公式了。
  以后,只要我们双击“监视窗口”中的该条目,被监视的单元格就会不请自来了。
  提示:当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时,只有当所有被引用的工作簿都打开时,才能在“监视窗口”的列表中显示出来。



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