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竞赛部第三次培训

物联网院学生科协及大创基地2018-08-09 09:21:44

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竞赛部第三次培训

           ——office基础知识培训总结

Word

一、文档操作

1.新建空白文档

1) 文件 — 新建

2) Ctrl+N

3) 桌面空白处单击鼠标右键,新建“Microsoft Word”文档

4)开始—>新建office文档

5)在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令

 2、打开文档

 A、“开始”—>打开office文档

 B、快捷键“Ctrl+O”

 C、文件+打开;文件+历史记录

 3、文档保存

1) “文件”—>选项—>保存;左上角保存;Ctrl+S

2)自动保存和恢复:文件——选项——保存

3)另存为(更改文件格式)

二、编辑文本

1、字符格式化

1) 字体,字形,字号,字体颜色,下划线及下划线颜色、 B、上标、下标、隐藏文字、字符缩放

2) 字符间距 字符位置 动态文字。

3)带圈字符 添加拼音

4)格式刷的作用:可以快速的设置相同格式的文字,单击格式刷可刷一处,双击可刷多处

2、段落格式化

1) 对齐方式:指所选段落在文档中的对齐方式。在格式工具栏上或“格式”菜单“段落”中有五种对齐方式(左对齐、两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐)可以通过这五种方式对齐段落文本

2)  段、行间距

3)创建项目符号、编号列表、多级列表

4) 缩进方式

3、插入分隔符:分栏、分页、分节(对整篇文章或所选内容进行分栏,分栏数可以手动指定)

1) 设置分栏:布局——分隔符

2) 手动分栏 插入——分隔符——分栏符

3)取消分栏  选择已分栏的文本——格式——分栏——选择“一栏”即可。

4、插图

1)本机图片、联机图片、屏幕截图

2) 形状

5、插入表格

6、插入超链接(Ctrl+左键单击)

7、插入书签

8、插入交叉引用:交叉引用就是在文档的一个位置引用文档另一个位置的内容。交叉引用常应用于需要互相应用内容的情况下,可以使用户尽快找到想要找到的内容,同时能够保证文档的结构条理清晰。

 9、插入批注(校对时)

10、页眉页脚和页码

11、插入文本(合并Word)

12、插入符号

1) 符号

2) 公式(数学表达式)

3) 编号

三、页面布局

页面设置:文本距纸边的上、下、左、右的距离以及页眉页脚至边界的距离 (文件——页面设置——页边距——上 下 左 右);页面方向,页面大小;文档网格:可以设置页面中包含多少行,每行多少字,在论文等格式要求严格的文章中使用

四、引用

1、引用目录

2、插入题注、表目录、交叉引用

五、审阅

1. 拼写和语法检查

2. 翻译

3. 修订及接受修订:将多个文档中的批注和修订合并至一个文档中

4. 比较

六、视图

1.改变显示比例

2.快速切换窗口

3.并排查看两个文档

4.窗口的操作:

1)窗口——新建窗口,新建窗口后要重排;

2)  窗口——拆分窗口——选位置:方便察看长文档的不同部分 拆分也可用鼠标在滚动条上拖动

3)重排窗口可使所有打开文档全部显示。

七、快捷操作

 1、查找及替换

 2、选择文本

1)单击三下选择整行

2)页面左侧单击整行拖住下移选择多行

3、高级设置

4、怎样取消自动编号?

1) 对于临时性取消自动编号而言,只要使用退格键删除即可。或者是在使用自动编号后且按下回车键建立下一个编号后再一次按下回车键即可消除编号而用来填写其他内容。

2)使自动编号功能长期禁用的话,则可以按照以下方法:使用word系列版本时候,点击Word“工具”菜单的“自动更正”命令,打开“自动更正”对话框。  选择“自动功能”方式, 取消“键入时自动设置”列表框中“自动编号列表”选项。 单击“确定”按钮即可。

5、快捷键

6、快速删除表格线:选中表格,设计,边框,框线, 删除表格:选中表格,shift+delete

7、删除word中所有空格

Excel

一、基本操作

1、单元格操作

1)  选择单元格(选定单个、选定多个、选定不相邻的多个用Ctrl帮助;shift用来选择相邻单元格;ALT+)

2) 插入、删除、移动、复制、单元格

2、行列操作

1) 插入删除行列

2) 设置行高和列宽

①把鼠标置于行与行之间的联接处或列与列之间的联接处 变成双箭头时按左键拖动。

②选定单元格——格式——行 设置行高 或列 设置列宽

3) 选择多行多列

4) 转置行列(复制——选择性粘贴)

5) 公式计算得到的数值复制时需选择性粘贴数值

3、工作表操作

1)  插入、选定、删除、重命名(双击)工作表 选定多个工作表后可对其同时进行操作。

2) 移动工作表 (按左键拖动工作表标签至目标地址;选定——编辑——移动或复制工作表——在工作薄列表中选择目标工作薄 )

3)  复制工作表(按CTRL键用左键拖动工作表标签至目标地址;选定——编辑——移动或复制工作表——在工作薄列表中选择目标工作薄——选中“建立副本” )

4、打印

二、工作表的格式化

1、数据输入(数字――靠右对齐文本――靠左对齐)

1)  数字文本型:例如以0开头的数字文本 001、075527870272等在输入前加单引号 

2) 分数:例如 1/2 在输入前加0和空格,否则将默认为日期

3)输入以科学计数法显示时

4) 输入时换行:人工换行(光标定位于要换行字符后按“ALT+Enter”键)自动换行

2、单元格的格式化:设置单元格格式

3、表格样式的自动套用选择区域——格式——自动套用格式——选择所需要的一种格式

三、图表处理和工作薄的保护

1、创建图表

将光标放在数据清单内——插入——图表——图表类型常用类型为柱形——下一步——选择要建立图表的资料区域——选择系列产生在行或列——下一步——在标题标签中输入图表标题及X轴、Y轴的名称——下一步——选择“作为其中的对象插入”或“作为新工作表插入”——完成

2、编辑图表:选择图表后——格式

3、保护工作薄

四、页面设置

1、页面设置

①文件——页面设置—设置页面标签  纸张大小和纸型——设置页边距上下边距

②可设置打印区域 文件――页面设置  工作表――打印区域――选择范围

③可设置打印标题 文件――页面设置  工作表――打印标题――顶端标题行――选择范围

五、公式的应用

1、求和三种方法

 A、直接单元格相加

 B、使用函数求和 例:在合计的单元格内输入“=SUM B3 D3 ”再回车

 C、使用自动求和 拖动要求合的单元格——公式——自动求和

2、求平均二种方法 

 A、直接单元格相除

 B、使用粘贴函数按钮

从上例可得出公式的形式及操作方法。

3、单元格的地址输入

相对地址引用:把公式拷贝或填入到新位置时公式中的单元格地址会随着改变。

绝对地址引用:把公式拷贝或填入到新位置时,哪些固定单元格地址不变。

例:A4、B3―在公式中称之为相对地址  $A$4、$B$3―在公式中称之为绝对地址用F4转换 

六、函数的应用

1、手工函数:先输入框输入一个“=”号 再输入函数本身即可。如=SQRT B1

2、粘贴函数:插入——函数——从中选择要输入的函数分类——再从函数名称列表框中选择所需要的函数———输入参数——确定

3、在公式中输入函数 如 =A1-A3—— SUM B2 C3 *100 +100

4、常用函数举列

求和函数 SUM  求所选区域的总数

光标放在要存放结果的单元格——插入——fx函数——选择数学与三角函数——选择SUM——确定——利用NUMBER1D右边的红箭头按钮选择要求和的资料区域——回车键——确定

七、排序

1、单个关键字排序 光标单击要排序的字段名 常用工具栏上的升序或降序按钮

注:对数字按大小来排

对汉字按拼音字母前后顺序来排 也可按汉字笔划来排 数据 排序 选项 方法 笔划排序。

2、多个关键字排序  光标放数据清单中——数据——排序——选择排序关键词——选择排序顺序 递增或递减

八、筛选:在数据清单中查找满足条件的记录

1、自动筛选 光标入数据清单中——资料——筛选——自动筛选   每个字段名旁边都出现一个下拉箭头 ——从下拉列表中选择要显示的记录   若选自定义则需设置对话框中的运算符、条件值等——确定 “与运算”是指两个条件同时满足“或运算”只需要满足其中的一个条件   其中 *为通配符  例:要查找所有姓‘李’的员工 应该输入――等于――李*

2、高级筛选

九.制作exel表格时的常见问题

1.给单元格重新命名定义名称

2.在Excel中选择整个单元格范围

在Excel中,如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围按下“Ctrl+Shift+*”。注意:该命令将选择整个列和列标题,而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令,全选命令将选择工作表中的全部单元格,包括那些你不打算使用的单元格。

3.快速移动/复制单元格

先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位置,然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

4.快速查找

在执行查找操作之前,可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时,可以使用问号(?)和星号(*)作为通配符,以方便查找操作。问号(?)代表一个字符,星号(*)代表一个或多个字符。需要注意的问题是,既然问号(?)和星号(*)作为通配符使用,那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这两个字符前加上波浪号(~)就可以了。

5.在多个Excel工作簿间快速切换:按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。

6.快速选定不连续单元格:按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。

7.快速删除空行

“数据→筛选→自动筛选”命令,在每一列的顶部,从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下,单击“编辑→删除行”,然后按“确定”,所有的空行将被删去。注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。

8. 回车键的粘贴功能

回车键也有粘贴功能,当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框),按下回车键可以实现粘贴功能。注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换,此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。

9.快速删除工作表中的空行

“插入→列”命令,从而插入一新的列X,在X列中顺序填入整数,然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删去X列。

10.绘制斜线单元格

利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮,可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线,就必须利用“绘图”工具,方法是:打开Excel的“绘图”工具,单击“直线”按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线。只要画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线,仍然按上面介绍的方法添加。

十.数据输入和编辑技巧

1.输入数字、文字、日期或时间

单击需要输入数据的单元格,键入数据并按Enter或Tab键即可。如果是时间,用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分,例如,可以键入9/5/96或Jun-96。如果按12小时制输入时间,请在时间数字后空一格,并键入字母a(上午)或p(下午),例如,9:00p。否则,如果只输入时间数字,Excel将按AM(上午)处理。

2. 快速输入有序文本

如果你经常需要输入一些有规律的序列文本,如数字(1、2……)、日期(1日、2日……)等,可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素(如“甲、乙”)。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为“填充柄”),按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后,松开左键,则该序列的后续元素(如“丙、丁、戊……”)依序自动填入相应的单元格中。

3. 输入有规律数字

有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:2、4、8……),我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值(2、4)。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时,按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格,松开右键,此时会弹出一个菜单(),选“等比序列”选项,则该序列(2、4、8、16……)及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中(如果选“等差序列”,则输入2、4、6、8……)。

4. 快速给数字加上单位

有时我们需要给输入的数值加上单位(如“立方米”等),少量的我们可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值),然后在按住Ctrl键的同时,选取需要加同一单位的单元格,单击“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框(),在“数字”标签中,选中“分类”下面的“自定义”选项,再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”,按下确定键后,单位(立方米)即一次性加到相应数值的后面。

5. 插入“√”

首先选择要插入“√”的单元格,在字体下拉列表中选择“Marlett”字体,输入a或b,即在单元格中插入了“√”。

6. 按小数点对齐

选中位数少的单元格,右键单击选择“设置单元格格式”命令,在弹出的窗口中单击“数字”标签,选中“数值”,在右面的“小数位数”中输入需要的),程序就会自动以0补足位数。同样,对于位数多的单元格,如果设置了较少的小数位数,程序会自动去掉后面的数字。

7.设置单元格文本对齐方式

选择要设置文本对齐的单元格,单击“格式→单元格”命令,单击“对齐”标签,然后根据需要设置文本对齐方式即可。

8.同时在多个单元格中输入相同内容

选定需要输入数据的单元格,单元格可以是相邻的,也可以是不相邻的,然后键入相应数据,按“Ctrl+Enter”键即可。

9.在Excel中不丢掉列标题的显示(冻结窗格)

你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题?这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法:选择紧邻列标题的下一行,单击“窗口→冻结窗格”命令,被冻结的列标题不会滚动,而且在你移动工作簿的其他部分时,列标题会保持可见。

10.快速复制单元格内容

选中下面的单元格,按“Ctrl+'(为英文状态下的单引号)”组合键,即可将上一单元格的内容快速复制下来。

PPT

1、 如何对齐多个对象:在PPT中,先执行“开始→工具栏→绘图”命令,展开“绘图”工具栏,然后同时选中多个需要对齐的对象,按“绘图”工具栏上“绘图(R)”按钮,在随后弹出一快捷菜单中,展开“对齐或分布”级联菜单,选中其中一种对齐方式(如“右对齐”)即可。

2、 如何将演示文稿保存为图片:打开相应的演示文稿,执行“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框,按“保存类型”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选定一种图形类型,再取名保存。此时,系统会弹出一个,对话框,根据需要,单击其中后个按钮即可。

3、 如何将表格插入到幻灯片中:将表格编辑成适合在幻灯片中播放的大小,并去掉相应的网格线。 再启动PPT,选定一张幻灯片,执行“插入→对象”命令,打开“插入对象”对话框,选中其中的“根据文件创建”选项,然后通过“浏览”按钮选中需要插入的表格文件。按下“确定”按钮,表格即刻被插入到幻灯片中,调整一下大小就行了。

4、 如何处理超级链接:选中一行标题文本,单击鼠标右键,选择“ 动作设置” 命令,弹出“ 动作设置” 对话框。 在“ 单击鼠标” 选项卡中,我们选择“ 超级链接到” 项,下面的列表框就变实了,列表框中所给的缺省选项是“ 下一张幻灯片” ,拉开列表框,选取“ 幻灯片…” 项。打开“ 超级链接到幻灯片” 对话框,对照右面的幻灯片预览图,选取想要跳转到的幻灯片。如果要添加声音,可以单击“ 播放声音” 复选框,在下拉列表框中选择一种声音;如果对给定的声音不满意,就单击” 其他声音“ 选项,打开” 添加声音“ 对话框,选择一种声音。 再调出” 动作设置“ 对话框,选择” 其它文件“ ,然后选择一个Word文档,完成设置。这时在幻灯片放映时,单击就会启动Word程序,打开这篇文档。

5、 如何插入其他对象(插入艺术字插入声音)

6、 幻灯片自动反映

在普通视图的“幻灯片”选项卡上,选择需要设置排练时间的幻灯片。在“幻灯片放映”菜单上,单击“幻灯片切换”。 在“换片方式”之下,选择“每隔”复选框,再输入要幻灯片在屏幕上显示的秒数。

7、 播放幻灯片的快捷键

在演示powerpoint课件时,如果要实现以下特殊功能,不必专门停下讲解而特意通过菜单调用,敲一下键盘上的某一键便可实现,一点也不影响讲课的效果。
① 播放过程中,如果要使屏幕突然变黑,可按“b”或“>”,按任意键还原
② 播放过程中,如果要使屏幕突然变白,可按“w”或“<”,同样按任意键还原
③ 在播放中途若要快速回到起始位置重新开始播放,按“←”或“↑”

④ 播放时若要快速调出绘图笔,按组合键“ctrl+p” 
⑤ 播放时若要快速隐藏鼠标指针,按组合键“ctrl+h”


排版:物联网工程学院学生科协宣传部  祝艳芳



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