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Excel 使用技巧——100种技巧集

会计考试信息汇总2018-10-07 15:35:39

Excel 使用技巧——163种技巧集excel使用娴熟,可大提高工作效率,会计人必会的办公软件。在此总结的163种使用技巧,涵盖基本方法,数据的输入与编辑技巧,图形与图表的编辑技巧,函数与公式技巧,数据分析和管理及版面设置的技巧,多学多练习,就会熟能生巧、运用自如。为自己的工作减负。。。。

一、 基本方法

1. 快速选中全部工作表

右键单击工作窗口下面的工作表标签,在弹出的菜单中选择选定全部工作表命令即可()。

2. 快速启动Excel

如果想在启动系统自动运行Excel,可以这样操作: 1.双击我的电脑图标,进入Windows目录,依次打开“Start Menu\Programs\启动文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹,用鼠标将Excel图标拖到启动文件夹,这时Excel的快捷方式就被复制到启动文件夹中,下次启动Windows就可快速启动Excel了。 如果Windows系统已启动,你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击开始文档命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠标从我的电脑中将Excel应用程序拖到桌面上,然后从快捷菜单中选择在当前位置创建快捷方式,以后启动时只需双击快捷方式即可。

3. 快速删除选定区域数据

如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时,没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键,则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域,在释放了鼠标右键后其内容将被删除)

4. 给单元格重新命名

Excel给每个单元格都有一个默认的名字,其命名规则是列标加横标,例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名,可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格,在表的左上角就会看到它当前的名字,再用鼠标选中名字,就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格,单击插入名称定义命令,显示定义名称对话框,在在当前工作簿中的名称框里输入名字,单击确定按钮即可()。 注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字,它最多可包含255个字符,可以包含大、小写字符,但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。

5. Excel中选择整个单元格范围

Excel中,如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围,按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:该命令将选择整个列和列标题,而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令,全选命令将选择工作表中的全部单元格,包括那些你不打算使用的单元格。

6. 快速移动/复制单元格

先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位置,然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

7. 快速修改单元格式次序

在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平状标志,左右拖拉时会变成垂直状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。

8. 彻底清除单元格内容

先选定单元格,然后按Delete键,这时仅删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围,单击编辑清除命令,这时显示清除菜单(),选择全部命令即可,当然你也可以选择删除格式内容批注中的任一个。

9. 选择单元格

选择一个单元格,将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域,可选中左上角的单元格,然后按住鼠标左键向右拖曳,直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域,在选择一个单元格区域后,可按住Ctrl键,然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列,只需单击行号或列标,这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格;若单击左上角行号与列标交叉处的按钮,即可选定整个工作表。

10. 为工作表命名

为了便于记忆和查找,可以将Excelsheet1sheet2sheet3工作命名为容易记忆的名字,有两种方法:1.选择要改名的工作表,单击格式工作表重命名命令,这时工作表的标签上名字将被反白显示,然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称,如“Sheet1”,再输入新的名称。

11. 一次性打开多个工作簿

利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一 打开工作簿(*.xls)所在的文件夹,按住Shift键或Ctrl键,并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,将它们全部选中,然后按右键单击,选择打开命令,系统则启动Excel2002,并将上述选中的工作簿全部打开。 方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Excel\XLSTART文件夹中,以后启动Excel 2002时,上述工作簿也同时被全部打开。方法三 启动Excel 2002,单击工具选项命令,打开选项对话框,点击常规标签,在启动时打开此项中的所有文件后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(d:\Excel),单击确定退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中,以后当启动Excel 2002时,上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。方法四 在Excel 2002中,单击文件打开命令,按住Shift键或Ctrl键,在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,然后按打开按钮,就可以一次打开多个工作簿。 方法五 用上述方法,将需要同时打开的多个工作簿全部打开,再单击文件保存工作区命令,打开保存工作区对话框,取名保存。以后只要用Excel 2002打开该工作区文件,则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。

12. 快速切换工作簿

对于少量的工作簿切换,单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换,可以使用窗口菜单。窗口菜单的底部列出了已打开工作簿的名字,要直接切换到一个工作簿,可以从窗口菜单选择它的名字。窗口菜单最多能列出9个工作簿,若多于9个,窗口菜单则包含一个名为其他窗口的命令,选用该命令,则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框,只需单击其中需要的名字即可。

13. 选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品)

如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处,可在指向该单元格时,单击并按住可选定单元格。

14. 快速查找

在执行查找操作之前,可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时,可以使用问号(?)和星号(*)作为通配符,以方便查找操作。问号(?)代表一个字符,星号(*)代表一个或多个字符。需要注意的问题是,既然问号(?)和星号(*)作为通配符使用,那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这两个字符前加上波浪号()就可以了。

15. 修改默认文件保存路径

启动Excel 2002,单击工具选项命令,打开选项对话框,在常规标签中,将默认文件位置方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿,进行保存操作时,系统打开另存为对话框后直接定位到你指定的文件夹中。

16. 指定打开的文件夹

我们可以指定打开文件的文件夹,方法如下: 单击开始运行,输入regedit命令,打开注册表编辑器,展开HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces,在下面新建主键,名称为“mydoc”,然后在该主键中新建两个字符串值,名称分别是“Name”“Path”,值分别为我的文件”(可以随意命名)“d:\mypath”(定位文件夹的完整路径),关闭注册表编辑器,重启电脑。以后在Excel2002中进行打开操作时,打开对话框左侧新添了我的文件这一项目,点击该项目,即可进入“d:\mypath”文件夹。

17. 在多个Excel工作簿间快速切换

按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。

18. 快速获取帮助

对于工具栏或屏幕区,按组合键“ShiftF1”,鼠标变成带问号的箭头,用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区,它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。

19. 创建帮助文件的快捷方式

Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件Xlmain10.chm,存放在安装目录\Office10\2052目录中,单击并拖拉此文件到Windows快速启动工具栏上。此后,不管Excel是否在运行,而且也不用调用Office助手,单击Windows快速启动工具栏上的这个图标将引出Excel帮助。

20. 双击单元格某边移动选定单元格

在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边,注意要选择与移动方向相关的一边,即要向下移动,就将鼠标指针放置于单元格的底部;如果要向右移动,就将鼠标指针放置于单元格的右边;依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状,双击选择单元格的某边,鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格,则将移动到连续最远的空白单元格中;如果此方向相邻单元格为非空白单元格,则将移动到连续最远的非空白单元格中。

21. 双击单元格某边选取单元格区域

与上一技巧类似,如果在双击单元格边框的同时按下Shift键,根据此方向相邻单元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域。

22. 快速选定不连续单元格

按下组合键“Shift+F8”,激活添加选定模式,此时工作簿下方的状态栏中会显示出添加字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。

23. 根据条件选择单元格

单击编辑定位命令,在打开的定位对话框中单击定位条件按钮,根据你要选中区域的类型,在定位条件对话框中选择需要选中的单元格类型(),例如常量公式等,此时还可以复选数字文本等项目,单击确定按钮后符合条件的所有单元格将被选中。

24. 复制或移动单元格

把单元格从一个位置复制或移到另一个位置,其方法为:选择源单元格,单击编辑菜单中的剪切复制命令,选定目标单元格,从编辑菜单中选择粘贴命令,则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。

25. 完全删除Excel中的单元格

想将某单元格(包括该单元格的格式和注释)从工作表中完全删除吗?只要选择需要删除的单元格,然后按下“Ctrl+ -(减号),在弹出的对话框中选择单元格移动的方式,周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。

26. 快速删除空行

有时为了删除Excel工作簿中的空行,你可能会将空行一一找出然后删除,这样做非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现,方法是:先在表中插入新的一行(全空),然后选择表中所有的行,单击数据筛选自动筛选命令,在每一列的顶部,从下拉列表中选择空白。在所有数据都被选中的情况下,单击编辑删除行,然后按确定,所有的空行将被删去。 注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。

27. 回车键的粘贴功能

回车键也有粘贴功能,当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框),按下回车键可以实现粘贴功能。 注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换,此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。

28. 快速关闭多个文件

按住Shift键,打开文件菜单,单击全部关闭命令,可将当前打开的所有文件快速关闭。

29. 选定多个工作表

若选择一组相邻的工作表,可先选第一个表,按住Shift键,再单击最后一个表的标签;若选不相邻的工作表,要按住Ctrl键,依次单击要选择的每个表的标签;若要选定工作簿中全部的工作表,可从表标签快捷菜单中选择选定全部工作表命令。

30. 对多个工作表快速编辑

如果想一次操作多张相同的工作表,省略以后的复制、粘贴操作,可采用以下方法。按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作,在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,就可以实行多方面的批量处理。一般情况下,进行的操作主要有如下几种: 1.页面设置,可快速对选中工作表设置相同的页面。 2.输入相同的数据,可快速在多个工作表中输入相同的数据。 3.快速操作,在多个工作表中进行一系列相同操作,如设置字号、字体、颜色,进行单元格的合并撤销等。 4.输入公式,快速输入相同的公式,进行公式汁算。

31. 移动和复制工作表

不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表,还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表,只需用鼠标单击要移动的表的标签,然后拖到新的位置即可。若要复制工作表,只需先选定工作表,按下Ctrl键,然后拖动表到新位置即可。当然,用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后,以前不相邻的表可变成相邻表。

32. 工作表的删除

单击编辑删除工作表命令,然后单击确定按钮,则这个表将从工作簿中永久删除。 注意:“删除工作表命令是不能还原的,删除的工作表将不能被恢复。

33. 快速选择单元格

在选择单元格(行,列)时,同时按住Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。 在选择单元格(行、列)时,同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)

34. 快速选定Excel区域(微软Office技巧大赛获奖作品)

Excel中,要想在工作簿中快速选定某块区域,只需单击想选定的区域的左上角单元格,同时按住Shift键不放,再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外:按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。 事实上选定区域和顺序无关,只需首先选定矩形区域的一个角的单元格,在按下Shift的同时单击对角单元格。

35. 备份工件簿

单击文件保存命令,打开另存为对话框,按右上角的工具旁的下拉按钮,单击常规选项,在随后弹出的对话框中,选中生成备份选项(),单击确定按钮保存。以后修改该工作簿后再保存,系统会自动生成一份备份工作簿,且能直接打开使用。

36. 自动打开工作簿

(微软Office技巧大赛获奖作品)我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:\Prograrn Files\MicrosoftOffice\Office10\XLStart文件夹中,以后每次启动时,Excel都会自动打开相应工作簿。

37. 快速浏览长工作簿

当你浏览一个有很长内容的表格时,按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左上角(A1单元格),按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外,如果你选取了一些内容,那么你可以通过重复按“Ctrl+.(句号)在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动。

38. 快速删除工作表中的空行

如果用户想删除Excel工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删除,但这样做操作量非常大,很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:首先打开要删除空行的工作表,在打开的工作表中单击插入命令,从而插入一新的列X,在X列中顺序填入整数,然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删去X列。

39. 绘制斜线表头

一般情况下在Excel中制作表头,都把表格的第一行作为表头,然后输入文字。不过,这样的表头比较简单,更谈不上斜线表头了。能不能在Excel中可以实现斜线表头,下面就是具体的方法: 由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大,所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格,单击格式单元格命令,弹出单元格格式窗口,选择对齐标签,将垂直对齐的方式选择为靠上,将文本控制下面的自动换行复选框选中(),再选择边框标签,按下外边框按钮,使表头外框有线,接着再按下面的斜线按钮,为此单元格添加一格对角线(),设置好后,单击确定按钮,这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格,进入编辑状态,并输入文字,如项目月份,接着将光标放在字前面,连续按空格键,使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为自动换行,所以当月份两字超过单元格时,将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处,退出第一单元格看看,一个漂亮的斜线表头就完成了。

40. 绘制斜线单元格

利用Excel“边框选项卡的两个斜线按钮,可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线,就必须利用绘图工具,方法是:打开Excel绘图工具,单击直线按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线。只要画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线,仍然按上面介绍的方法添加。当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是让数据在单元格内换行(“Alt+回车键”),再添加空格即可将数据放到合适位置。

41. 每次选定同一单元格

有时,为了测试某个公式,需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果,活动单元格就会默认移到下一个单元格上,必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格,极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键,则问题会立刻迎刃而解,既能查看结果,当前单元格也仍为活动单元格。

42. 快速查找工作簿

你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻,方法为: 1.单击工具栏中的打开按钮,在打开对话框里,输入文件的全名或部分名,可以用通配符代替; 2.文本属性编辑框中,输入想要搜寻的文字; 3.单击开始查找即可。

43. 禁止复制隐藏行或列中的数据

如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域,然后把它粘贴到一个新的工作表,那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况,可以选取你要复制的数据区域,然后选择编辑定位命令,单击定位条件按钮,出现定位条件对话框,选中可见单元格选项,再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。

44. 制作个性单元格

如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格,可用以下方法实现:先在单元格内输入数据,然后打开绘图工具栏,在自选图形基本形状子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字,由单元格左上角向右下角拖动,即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖,可用鼠标右击刚刚画出的单元格,选择快捷莱单中设置自选图形格式命令。将设置自选图形格式颜色与线条选项卡打开,选中颜色填充下拉列表下无填充颜色确定后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将属性选项卡中的大小、位置均随单元格而变选项选中,它还会随单元格自动改变大小。

一、 数据输入和编辑技巧

45. 在一个单元格内输入多个值

我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格,此时,单元格周围将出现实线框,再输入数据,敲回车键就不会移动了。

46. 增加工作簿的页数

单击插入工作表命令,即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。

47. 奇特的F4

Excel中有一个快捷键的作用极其突出,那就是F4键。作为重复键,F4键可以重复前一次操作,在很多情况下起作用,比如在工作表内加入或删除一行,然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行,根本不需要使用菜单。

48. 将格式化文本导入Excel

1.Windows“记事本中输入格式化文本,每个数据项之间会被空格隔开,当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。输入完成后,保存此文本文件并退出; 2.Excel中打开刚才保存的文本文件,出现文本导入向导-3步骤之1”对话框,选择分隔符号,单击下一步”; 3.文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号,Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意,这里的几个分隔符号选项应该单选。你在预览分列效果中可以看到竖线分隔的效果。单击下一步”; 4.文本导人向导-3步骤之3”对话框中,你可以设置数据的类型,一般不需改动,Excel自动设置为常规格式。常规数据格式将数值转换为数字格式,日期值转换为日期格式,其余数据转换为文本格式。单击完成按钮即可。

49. 快速换行

我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况,如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格,而不是换行,有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后,在换行处按“Alt+回车键,即可输入第二行内容,再按“Alt+回车键输入第三行以此类推。

50. 巧变文本为数字

在工作中,发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐,而文本是左对齐的),即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字1,然后选中这个单元格,执行复制命令,然后再选中所要转换的范围,选择选择性粘贴中的,你就会发现它们都变为数字了。

51. 在单元格中输入0

一般情况下,在Excel表格中输入诸如“05”“4.00”之类数字后,只要光标一移出该单元格,格中数字就会自动变成“5”“4”Excel默认的这种做法让人使用非常不便,我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”“4.00”之类数字的单元格,鼠标右键单击,在弹出的快捷菜单中单击设置单元格格式,在接着出现的界面中选数字标签页,在列表框中选择文本,单击确定。这样,在这些单元格中,我们就可以输入诸如“05”“4.00”之类的数字了。

52. 将数字设为文本格式

不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式,Excel都会将数字保存为数字数据。若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本,首先应将空白单元格设置成文本格式,然后键入数字。如果已经输入了数字,那么也可以将它更改成文本形式。方法是: 1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格; 2.单击格式单元格命令,然后单击数字选项卡(); 3.分类列表中,单击文本,然后再单击确定”; 4.单击每个单元格,按F2键,然后再按Enter键重新输入数据。

53. 快速进行单元格之间的切换(微软Office技巧大赛获奖作品)

Excel,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后,按Tab键可使目标单元格向后移,按“Shift+Tab”可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标,从而提高输入速度。提示:事实上,采用此方法最大的好处是,在一行的最后一个单元格,继续按Tab,则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。

54. 在同一单元格内连续输入多个测试值

一般情况下,当我们在单元格内输入内容后按回车键,鼠标就会自动移到下一单元格,如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时,就需要进行以下操作:单击工具选项编辑,取消选中Enter键后移动选项(),从而实现在同一单元格内输人多个测试值。

55. 输入数字、文字、日期或时间

单击需要输入数据的单元格,键入数据并按EnterTab键即可。如果是时间,用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分,例如,可以键入 9/5/96 Jun-96。如果按12小时制输入时间,请在时间数字后空一格,并键入字母 a(上午) p(下午),例如,9:00 p。否则,如果只输入时间数字,Excel将按 AM(上午)处理。

56. 快速输入欧元符号

先按下Alt键,然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入01284个数字,松开Alt键,就可以输入欧元符号。

57. 将单元格区域从公式转换成数值

有时,你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值,常规方法是使用选择性粘贴中的数值选项来转换数据。其实,有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域,按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标),然后再把它拖回去,在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时,单元格区域边框变花了),从出现的快捷菜单中选择仅复制数值

58. 快速输入有序文本

如果你经常需要输入一些有规律的序列文本,如数字(12……)、日期(1日、2……)等,可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素(如甲、乙)。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为填充柄),按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后,松开左键,则该序列的后续元素(如丙、丁、戊……”)依序自动填入相应的单元格中。

59. 输入有规律数字

有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:248……),我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值(24)。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时,按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格,松开右键,此时会弹出一个菜单(),选等比序列选项,则该序列(24816……)及其单元格格式分别输入相应的单元格中(如果选等差序列,则输入2468……)。

60. 巧妙输入常用数据

有时我们需要输入一些数据,如单位职工名单,有的职工姓名中生僻的字输入极为困难,如果我们一次性定义好职工姓名序列,以后输入就快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中,并选中它们,单击工具选项命令打开选项对话框,选自定义序列标签(),先后按导入确定按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第一位职工的姓名),用填充柄即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

61. 快速输入特殊符号

有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本,特别是要多次输入一些特殊符号(如),非常麻烦,对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X,注意:不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,单击编辑替换命令,打开替换对话框(),在查找内容下面的方框中输入代替的字母“X”,在替换为下面的方框中输入“※”,将单元格匹配前面的钩去掉(否则会无法替换),然后按替换按钮一个一个替换,也可以按全部替换按钮,一次性全部替换完毕。

62. 快速输入相同文本

有时后面需要输入的文本前面已经输入过了,可以采取快速复制(不是通常的“Ctrl+C”“Ctrl+X”“Ctrl+V”)的方法来完成输入: 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如有限公司),我们先在第一个单元格中输入该文本,然后用填充柄将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过,当你输入该文本前面几个字符时,系统会提示你,你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同,直接按下“CtrlD(或R键就可以完成输入,其中“Ctrl+D”是向下填充,“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本,我们可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格,然后输入该文本,再按下“Ctrl+Enter”键即可。

63. 快速给数字加上单位

有时我们需要给输入的数值加上单位(如立方米等),少量的我们可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值),然后在按住Ctrl键的同时,选取需要加同一单位的单元格,单击格式单元格命令,打开单元格格式对话框(),在数字标签中,选中分类下面的自定义选项,再在类型下面的方框中输入“#”“”“”“,按下确定键后,单位(立方米)即一次性加到相应数值的后面。

64. 巧妙输入位数较多的数字

大家知道,如果向Excel中输入位数比较多的数值(如身份证号码),则系统会将其转为科学计数的格式,与我们的输入原意不相符,解决的方法是将该单元格中的数值设置成文本格式。如果用命令的方法直接去设置,也可以实现,但操作很慢。其实我们在输入这些数值时,只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了(注意:'必须是在英文状态下输入)。

65. WPS/Word表格转换为Excel工作表

有时需要将WPSWord编辑过的表格转换成 Excel工作表,可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理,转换方法非常简单: 1.启动WPSWord,打开WPSWord文档,拖动鼠标,选择整个表格,再在编辑菜单中选择复制命令; 2.启动Excel,打开Excel工作表,单击目标表格位置的左上角单元格,再在编辑菜单中选择粘贴命令。 注:若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表,应先将其用WPS97WPS2000WPS OfficeWord打开,再进行转换。

66. 取消单元格链接

将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接,方法如下:选择包含链接的单元格,然后单击复制按钮,保持该格处于选中状态,单击鼠标右键选择选择性粘贴命令选择数值后单击确定,单元格内容就被单元格实际数值替代,与其它源文件的链接就删除了。

67. 快速输入拼音

选中已输入汉字的单元格,然后单击格式拼音信息显示或隐藏命令,选中的单元格会自动变高,再单击格式拼音信息编辑命令,即可在汉字上方输入拼音。单击格式拼音信息设置命令,可以修改汉字与拼音的对齐关系。

68. 插入“√”

首先选择要插入“√”的单元格,在字体下拉列表中选择“Marlett”字体,输入ab,即在单元格中插入了“√”

69. 按小数点对齐

有以下两种方法使数字按小数点对齐: 1.选中位数少的单元格,根据需要单击格式工具栏上的增加小数位数按钮多次,将不足位数补以0 2.选中位数少的单元格,右键单击选择设置单元格格式命令,在弹出的窗口中单击数字标签,选中数值,在右面的小数位数中输入需要的),程序就会自动以0补足位数。同样,对于位数多的单元格,如果设置了较少的小数位数,程序会自动去掉后面的数字。

70. 对不同类型的单元格定义不同的输入法

在一个工作表中,通常既有数字,又有字母和汉字。于是,我们在编辑不同类型的单元格时,需要不断地切换中英文输入法,这不但降低了编辑效率,而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格,实现输入法的自动切换: 1.选择需要输入汉字的单元格区域,单击数据有效性命令,在数据有效性对话框中选择输入法模式选项卡,在模式下拉列表中选择打开,单击确定按钮(); 2.同样,选择需要输入字母或数字的单元格区域,单击数据有效性命令,选择输入法模式选项卡,在模式下拉列表中选择关闭(英文模式)”,单击确定按钮。 此后,当插入点处于不同的单元格时,Excel会根据上述设置,自动在中英文输入法间进行切换,从而提高了输入效率。

71. Excel中快速插入Word表格

1.打开Word表格所在的文件; 2.打开要处理Word表格的Excel文件,并调整好两窗口的位置,以便看见表格和要插入表格的区域; 3.选中Word中的表格; 4.按住鼠标左键,将表格拖到Excel窗口中,松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

72. 设置单元格字体

选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本,单击格式单元格命令,在字体框中,单击所需字体,在字号框中,单击所需的字体大小即可()。 另外,如果某一单元格中的少量数据不可见,那么可减小这些数据字体的大小,而不用调整列的宽度,以显示单元格中所有数据。

73. 在一个单元格中显示多行文字

选定要设置格式的单元格,单击格式单元格命令,在打开的单元格格式对话框中选中对齐选项卡下的自动换行复选框()即可。

74. 将网页上的数据引入到Excel表格

网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中,而且效果极佳。你可以选中信息并复制它,然后将信息粘贴到Excel中,或者可以选中信息并将其拖放到Excel中。使用这种拖放方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷。在Excel 2002中,你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件,并获得同样的功能、格式及编辑状态。

75. 取消超级链接

下面介绍两个方法,让你方便地取消Excel中的超级链接。 1.如果正在输入URLE-mail地址,在输入完毕后敲回车键,刚才输入的内容会变成蓝色,此时单击智能标记选择撤消超链接命令即可。 2.如果在工作表中已存在超级链接,右键单击单元格,在快捷菜单中选择取消超链接命令即可。

76. 编辑单元格内容

双击要键入数据的单元格,直接输入数据或对其中内容进行修改,完成后若要确认所做的改动,按Enter键即可;若取消所做的改动,按Esc键。另外,你还可以单击单元格,再单击工作表上边的编辑栏,你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。

77. 设置单元格边框

选择要添加边框的所有单元格,单击格式单元格命令,选择边框选项卡(),然后在样式中选中所需的线型样式,同时可以在颜色中指定不同的颜色,再单击外边框按钮,最后单击确定按钮即可。要设置含有旋转文本的选定单元格的样式,单击格式单元格命令,选择边框选项卡,然后使用预置下的外边框内部按钮,边框应用于单元格的边界,它会和文本旋转同样的角度。

78. 设置单元格文本对齐方式

选择要设置文本对齐的单元格,单击格式单元格命令,单击对齐标签,然后根据需要设置文本对齐方式即可。

79. 输入公式

单击将要在其中输入公式的单元格,然后键入=(等号),若单击了编辑公式按钮或粘贴函数按钮,Excel将插入一个等号,接着输入公式内容,按Enter键。

80. 输入人名时使用分散对齐(微软Office技巧大赛获奖作品)

Excel表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法,但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例,将名单输入后,选中该列,点击格式单元格对齐,在水平对齐中选择分散对齐,最后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。

81. 隐藏单元格中的所有值(微软Office技巧大赛获奖作品)

有时候,我们需要将单元格中所有值隐藏起来,这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击格式单元格命令,选择数字选项卡,在分类列表中选择自定义,然后将类型框中已有的代码删除,键入“;;;”(3个分号)即可()。 提示:你也许奇怪为什么会这样,其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。这4个部分用3个分号分隔,哪个部分空,相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了,当然就都不显示了。

82. 恢复隐藏列

通常,选择隐藏列两边列上的单元格,然后选择格式取消隐藏菜单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上,例如,若隐藏B列,则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上,轻轻地向右移动鼠标指针,直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠,此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。

83. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列(微软Office技巧大赛获奖作品)

Excel中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏: 快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl+ 0”取消行隐藏:“Ctrl+Shift+9”取消行隐藏:“Ctrl+Shift+0”

84. 彻底隐藏单元格

在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看,但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域,这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现,降低了隐藏效果。如果要想避免这种情况,我们可以先选中要复制的区域,然后单击编辑定位命令,在打开的对话框中点击定位条件按钮,在定位条件对话框中选中可见单元格选项),这样就可以避免上面所发生的情况了。

85. 用下拉列表快速输入数据

如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律,如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等,你希望减少手工录入的工作量,这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为: 选取需要设置下拉列表的单元格区域,单击数据有效性命令,从数据有效性对话框中选择设置选项卡,在允许下拉列表中选择序列,在来源框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列,如技术员、助理工程师、工程师、高级工程师,并确保复选框提供下拉箭头被选中,单击确定按钮即可()。这样在输入数据的时候,就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据,从而加快了输入速度。

86. 快速输入自定义短语

使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语,当输入该条短语时,自动更正便会将它更换成所定义的文字。定义自动更正项目的方法如下:单击工具自动更正选项命令,在弹出的自动更正对话框中的替换框中键入短语,如电脑报,在替换为框中键入要替换的内容,如电脑报编辑部,单击添加按钮,将该项目添加到项目列表中,单击确定退出。以后只要输入电脑报,则电脑报编辑部这个短语就会输到表格中。

87. 设置单元格背景色

选择要设置背景色的单元格,单击格式单元格命令,然后单击图案选项卡,要设置带有图案的背景色,请在颜色框中单击选中一种颜色,然后单击图案下拉菜单,选择所需的图案样式和颜色即可。

88. 快速在多个单元格中输入相同公式

先选定一个区域,再键入公式,然后按“Ctrl+Enter”组合键,可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。

89. 同时在多个单元格中输入相同内容

选定需要输入数据的单元格,单元格可以是相邻的,也可以是不相邻的,然后键入相应数据,按“Ctrl+Enter”键即可。

90. 快速输入日期和时间

当前日期 选取一个单元格,并按“Ctrl+;”当前时间 选取一个单元格,并按“Ctrl+Shift+;” 当前日期和时间 选取一个单元格,并按“Ctrl+;”,然后按空格键,最后按“Ctrl+Shift+;” 注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时,所插入的信息是静态的。要想自动更新信息,你必须使用TODAYNOW函数。

91. 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间

如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成: 选择你将要复制的单元格,单击编辑菜单上的复制,在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域,然后按下“Ctrl+Shift+ +”,在插入对话框中单击周围单元格的转换方向,然后单击确定。现在,复制的单元格将插入到合适的位置,而你无需担心它们覆盖原有的信息。

92. Excel中不丢掉列标题的显示

你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题?这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法: 选择紧邻列标题的下一行,单击窗口冻结窗格命令,被冻结的列标题不会滚动,而且在你移动工作簿的其他部分时,列标题会保持可见。

93. 查看与日期等效的序列数的值

Excel将所有的日期都作为序列数对待,要查看与日期等效的序列数的值,通常需要将包含日期的单元格格式更改为常规格式。现在有一种快捷方法:选择包含日期的单元格,然后单击格式工具栏上的千位分隔样式按钮(即逗号形状的按钮)Excel将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。

94. 快速复制单元格内容

选中下面的单元格,按“Ctrl+'(为英文状态下的单引号)组合键,即可将上一单元格的内容快速复制下来。

95. 使用自定义序列排序(微软Office技巧大赛获奖作品)

Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项,可以选择自定义序列作为排序次序,使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下,排序可以选择按列或按行,如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置,排完序后再转置。自定义排序只应用于主要关键字框中的特定列。在次要关键字框中无法使用自定义排序。若要用自定义排序对多个数据列排序,则可以逐列进行。例如,要根据列A或列B进行排序,可先根据列B排序,然后通过排序选项对话框确定自定义排序次序,下一步就是根据列A排序。

96. 快速格式化Excel单元格

如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框,以更改诸如字样、对齐方式或边框等,请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl+1”组合键,就可以打开单元格格式对话框

97. 固定显示某列

不少人在工作中用Excel做工资表时,由于工资表项目很多,往往一行信息不能同时显示在屏幕上,给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可以解决这个问题:首先在表格中单击要冻结列的右边一列,然后单击窗口冻结窗格命令即可。如果你想撤消此功能,点击窗口菜单,原来冻结窗口命令变成撤消窗口冻结,单击它即可。

98. Excel中快速编辑单元格

如果你希望使用键盘做每一件事,在Excel电子表格中快速编辑数据将很困难,因为你会发现自己想对单元格做改动时,经常需要用到鼠标。其实你可以使用一个快捷键——F2,这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做: 利用箭头键选择要编辑的单元格,按下F2,编辑单元格内容,编辑完成后,按Enter键确认所做改动,或者按ESC键取消改动。 注意:这个技巧在Excel编辑超级链接时非常方便,因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开Internet浏览器窗口,使用键盘可以很容易地编辑超级链接。

99. 使用自动填充快速复制公式和格式

想用一种无需输入数字的简单方法在Excel中填充数字吗?利用自动填充命令,你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明具体的操作方法: 选择希望复制的单元格,将光标移到选中单元格的右下角,光标将变成一个黑色的+号,点击并按住鼠标右键不放,将光标拖过将要填充的单元格,松开鼠标右键,鼠标右击,在出现的快捷菜单中单击以序列方式填充,这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。

100. 为单元格添加批注

Excel为方便用户及时记录,提供了添加批注的功能,当你给单元格进行注释后,只需将鼠标停留在单元格上,就可看到相应的批注。添加批注的方法是:单击要添加批注的单元格,单击插入批注命令,在弹出的批注框中键入你要批注的文本,输好后单击批注框外部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点,提示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。

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