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[第250期】论excel电子表格在案件侦查中的作用

阿荣检察2018-12-04 13:23:09

提起Microsoft Excel,我们都不陌生,它是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一,是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。Excel的中文含义就是“超越”。确切地说,它是一个电子表格软件,可以用来制作电子表格,完成许多复杂的数据运算,进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能;最新版本的Excel 2000还可以用来制作网页。由于Excel具有十分友好的人机界面和强大的计算功能,它已成为国内外广大用户管理公司和个人财务、统计数据、绘制各种专业化表格的得力助手。

    一、excel电子表格在案件侦查中的独特作用

  在我们检察院的工作中,excel电子表格除了作为日常的办公软件外,在侦查破解案件中也有其独特的作用。

  一、巧用EXCEL突破重大贪污案

  以山东省菏泽市检察院为例,该院在查处某学校重大贪污案件时,Excel作为辅助手段,对于确定侦查重点,提供突破线索方面发挥了重要作用。

  在核对学校的银行存款时,菏泽市检察院发现该校银行存款管理混乱,银行存款与对账单长期不符,无银行余额调节表。于是该院采取逐笔核对的办法,又发现有大量未达账项,有的“账付银行未付”,有的“银行付账未付”,而且金额各不相同,因其时间跨度长,业务量大,银行未达账项越积越多,顾此失彼,查账记录简直成了一堆乱麻。用传统的银行存款余额调节表核对的方法显然查不清,于是该院运用Excel电子表格作为辅助手段进行资料处理,具体方法是:

  1、打开Excel,设置一份电子表格,内容包括:类别(支票头和支票正本)、会计凭证号码(或付款日期)、支票号码、金额、支票签发日期、收款单位、内容、备注。   

  2、按表格内容,将近几年的会计凭证中银行支票头的内容、银行保存的支票正本的内容逐一输入。   

  3、对资料进行整理,依次点击“数据”框,选择“排序”,选择“支票号码”,然后点击“确定”,便获得一份按照支票号码排序的资料。   

  至此,银行存款实际支付与会计记录的差异一目了然,分别有以下几种情况:

  1、每年有多张支票,只有支票头付款记录(也有费用支付原始凭证),而无相应支票正本,表明银行并未支付款项;

   2、每年有多笔支票正本付款,却无账面记录,即无相应的“付款支票头”入账。

  3、每年有多张支票,支票头与支票正本收款人不一致。如支票头收款人是某单位,而支票正本收款人却成了某个人。

   4、每年有多张支票,支票头与支票正本金额不一致,支票头金额大于支票正本金额。

  这样大量的整理工作在手工条件下很难做到,运用Excel经过这样一番工作,查证重点即确定下来:

  1、查清只有支票头付款而无支票付款的原始凭证的真实性;

   2、向只有支票正本付款而无支票头记录的收款人调查取证所收款项的真实内容;

  3、查清同一编号支票头与支票正本收款人不一致的业务所附原始凭证的真实性,并向收款人取证;

   4、查清同一编号支票头与支票正本金额不一致的原始凭证的真实性并向收款人取证。

  通过这一方法查清了该校主要有以下几种作案手法:

  1、先列后支。该校会计人员运用虚假发票和支票头虚列支出,然后,再一次或多次签发支票提款据为已有;

  2、随列随支,张冠李戴,以虚假发票作支出,将款项转入个人账户;

  3、列大支小,随后补提,从相关单位索取金额大于实际交易额的发票,而以实际交易额支付相关单位,差额则提出据为已有;

  4、少计银行存款收入或银行存款利息不记账,然后提出据为已有。至此,该校会计违纪事实真相大白,几年来用此手法贪污公款十多万元。

  二、将纯文本文件转换为Excel电子表格文件,侦破挪用公款案

  2014年北京市人民检察院在侦查一起挪用公款案时,中信银行提供的相关电子版文档材料都是TXT后缀文件,由于通常对数据处理都是用excel表格来完成对数据检验的,因此需要把TXT文件转换成Excel表格形式文件,他们采取的就是用Excel表格中“分列”功能来实现的,具体的操作如下:

  第一步,先打开TXT文件,全选后复制,然后打开一个空白的Excel文件,将复制内容粘贴到表格中。由于是纯文本文件,粘贴后,所有内容只能是粘贴到了表格的第一列,但是这样的形式无法满足司法会计检验中数据处理的需要,因为需要把第一列中的内容再次进行处理。

  第二步,我们选中第一列的内容后,从菜单操作栏选择“数据”中的“分列”,如图1所示。

图1

  按照“文本分列向导-3步骤之1”的提示,选择“原始数据类型”,该案中上述表格选择的是“固定宽度”,如果表格是按分隔符分开的就选择“分隔符号”,如图2所示。

图2

  第三步,点击“下一步”,到“文本分列向导-3步骤之2,按照指示对表格内容对应的格式进行调整,如图3所示。

图3

  若选“分隔符号”的“文本分列向导-3步骤之2”的样式,如图4所示。

图4

  第四步,如不需调整,直接点击“下一步”,到“文本分列向导-3步骤之3”,按照“列数据格式”对每列数据格式进行操作。“列数据格式”通常默认为“常规”格式,如需要修改,在“数据预览”中选中该列后,选择右上角的相应格式。因账号一般数字较长,易选为“文本”格式才能完整反映。如图5所示。

图5

  经过上述操作调整好后,点击“完成”,即可生成可用的Excel表格,如图6所示。

图6

  生成这样的excel表格后,司法会计鉴定人就可以这样按照工作步骤对账户内的资金进行检验了。

  通过以上两个真实的例子,不难发现excel电子表格在侦查破案中发挥了巨大的作用,然而,在我们日常的检察工作中,还有部分检察人员不能充分认识到Excel电子表格的重要性,对Excel的操作不熟练,从而影响了我们的工作效率和能力,影响了案件侦破的进度。

    二、提高检察人员运用excel电子表格办案的能力

  (一)树立网上办公的意识。

  随着信息时代的到来,很多网上办公,尤其是办公软件,业务系统软件等的应用能够提高我们工作效率,给工作带来方便,每个检察人员都应该树立这种网上办公的意识,改变传统的观念,以适用快速社会的快速发展。

  (二)举办Excel电子表格等办公软件操作的培训。

  单位要定期举办相关办公软件具体操作的培训,使每一个操作者都能够熟悉办公软件的具体功能,能够熟练的使用,并可以定期举行一些相关竞赛,调动大家使用软件的积极性,激励使用者能够对软件有更深入的研究。

  (三)学会运用电子表格来侦破案件。

  通过借鉴系统内其他单位或者其他部门使用软件侦破案件的相关经验,让我们的检察人员能够在侦查案件中学会并善于运用软件,解决工作中经常会遇到需要银企对账的问题,从而达到快速侦破案件的目的。

  在信息快速发展的今天,熟练操作Excel电子表格等办公软件并将其运用到我们的日常检察工作中,不仅能够提高我们工作效率,侦破案件的速度,也能带动检察信息化工作的快速发展,稳步推进科技强检。


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