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拿什么拯救我们的电子表格

SCOM俱乐部一思考猫2018-11-17 07:08:54

作者:Jeff


       电子表格和Power Point是现在公司白领工作的两大利器。用的好,升职加薪,用的不好,沉入职场谷底,永无翻身机会。听我一言,是不是又找到自己工作疼点。于是晚饭又可以安心地吃上两大碗白米饭,一觉睡到自然醒。你的电子表格就这样的被我拯救了。

 

       神一样的电子表格大师,可以用电子表格做任何事情,随便用个复杂的宏,画个图都不在话下。就我而言,曾经用电子表格验证编程数据。哎,又让我想起自己早年做过码农的种种的不堪回首。不过当时要是不知道如何使用电子表格,那往事一定更加惨淡。

 

       我眼中的电子表格是当今软件界最棒的发明创造。它既可以博大精深还可以简单上手,适合从5岁到100岁的全部用户。我发这篇文章目的不是介绍电子表格的各种高级功能,而是告诉大家使用电子表格的最基本思路。就像我们要写一篇好的文章,首先要有清晰的思路和好的内容。至于如何遣词造句那是文学大师才关注的问题。制作好的电子思路清晰比什么都重要。至于高级功能,在实践中慢慢摸索吧!

  


电子表格是个啥

还是介绍一下电子表格吧! 万一还有人不知道呢!(哈哈!)电子表格Spreadsheet),又称电子数据表,是一类模拟纸上计算表格的计算机程序。它会显示由一系列行与列构成的网格。单元格内可以存放数值、计算式、或文本。电子表格通常用于财务信息,因为它能够频繁的重新计算整个表格

如果你是个供应链人士,肯定会使用电子表格。这是/计划/财务部门/供应链等部门,最常用的数据软件。如果你还是电子表格使用小白,欢迎往下阅读。看看说到你的痛点没。

 

你的电子表格过于复杂

很多人愿意使用复杂公式和自带函数来一次呈现计算数据。如果你是数学天才当然可以。可是你连家里小孩的数学都不能辅导,建议你还是放弃这样的做法。不妨可以分几个步骤,将公式一步一步分解后导出数据结果。确保数据计算的正确

混淆数据,计算和显示,这也是使用电子表格中经常遇到的问题。如果你还不能随心所欲使用电子表格,建议你将电子表格的输入数据部分,计算部分,显示部分,输出数据,和数据输出有效的隔离开。     

 

 

你的电子表格缺少清晰且连贯的注释


我们都乐于使用很多现成的电子表格。大部分情况,就是改改其实中的输入数据,然后新的数据就生成了(比如新的月度财务报表,报税表等等)。

 但是对于逻辑复杂的电子表格,没有清晰和连贯的注释。这就注定了电子表格的最大隐患。假如有人随便更改了表格里的公式,而且还没有标注。后面再有人用该表,错误就不可能避免了。制作电子表格和编程很相似,只有可读性高的电子表格才是好的电子表格。看不懂注释的电子表格,千万别用哈!不然后果自负。 


 你的电子表格还不能自动执行


一个好的程序,都会自动执行很多任务(比如,数据录入,运行算法,数据输出等等)。好的电子表格设计也应该遵循这个道理。


 

我见到过很多“极品”的电子表格,都是使用超级复杂的公式却依旧依赖着人工录入数据。这里我建议大家不妨考虑使用宏触发自动机制来取代人工录入数据的方式。最后我还要提醒大家使用没有保护宏和activeX 有一定的安全风险。不要做无知者无畏哈!


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英文有个谚语,”Garbage in,Garbage out” 输入的是垃圾,输出的必然是垃圾,工具再好也是白搭。在我遇到过的电子表格各类奇葩问题当中,其实都不是电子表格自身的问题,而是使用者自身的问题(哎 有些人人品太差了!)。目前很多高级的电子表格培训中,已经不是讲解电子表格的各种高级功能,而是教用户如何搞清思路和管理并使用数据。



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