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Excel用得好那是神器,用不好就只是个电子表格

会计城2018-11-05 13:46:18

Excel是Office三大神器当中最神秘、但也是最能提高你效率的工具了。而我们中的太多小伙伴,却一直把它当做是个“电子表格工具”。


今天和小编一起涨姿势,学会下面这些神技,你的Excel分分钟超过90%的同事!


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还在把Excel仅仅当成一个画表格的工具?


下面这些技巧,你一定用得着。


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10个快捷键
10 Shortcuts


1. 快速求和?用 “Alt + =”


Excel的函数功能非常强悍,求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和。




2. 快速选定不连续的单元格


按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。




3. 改变数字格式


Excel的快捷键并不是杂乱无章的,而是遵循了一定的逻辑。


比如你想快速改变数字的格式,比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把数字加上美元符号,因为符号$和数字4共用了同一个键。



同理,“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比(%)的形式。


4. 一键展现所有公式 “CTRL + `”


当你试图检查数据里有没有错误时,<CTRL + `>能够一键让数字背后的公式显示出来。




“`”键就在数字1键的左边:)


5. 双击实现快速应用函数


同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数,只需要把光标移动到单元格的右下角,等到它变成一个小加号时,双击,公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。




这是不是比用鼠标拖拉容易多了?!


6. 快速增加或删除一列


对于那些整天要和Excel打交道的人来说,这个窍门或许能为你节省一点时间。


当你想快速插入一列时,键入Ctrl + Shift + ‘=' (Shift + ‘='其实就是+号啦)就能在你所选中那列的左边插入一列,而Ctrl + ‘-‘(减号)就能删除你所选中的一列。




7. 快速调整列宽


想让Excel根据你的文字内容自动调整列宽?你只需要把鼠标移动到列首的右侧,双击一下就大功告成啦~




8. 双击格式刷


格式刷当然是一个伟大的工具。不过,你知道只要双击它,就可以把同一个格式“刷”给多个单元格么?




9. 在不同的工作表之间快速切换


在不同的工作表之间切换,不代表你的手真的要离开键盘(可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键,你根本不需要摸鼠标)。


“Ctrl + PgDn”可以切换到右边的工作表,反之,“Ctrl + PgUp”可以切换回左边。




呃,不过Mac用户似乎与这个快捷键无缘了……


10. 用F4锁定单元格


在Excel里根据函数填充数据的时候,有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化,也有时候你并不这么想。当你要“绝对引用”——也就是锁定单元格的时候,你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号?简直是疯了…


其实有一个简单的技巧,就是在你选定单元格之后,按F4键输入美元符号并锁定;如果你继续按F4,则会向后挨个循环:锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。




如果你觉得上面这些太基础,那么下面这些函数就专供进阶大神们享用了!


2
10个让你“事半功倍”的函数
10 Formulas


函数(公式,Formula)是Excel区别于其他软件的神奇之处,然而我们中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。


1. NETWORKDAYS和WORKDAY函数


如果你的老板问你,今天距离元旦还要工作多少天?


你难道真的要对着日历一天天去数、一月月去算吗?


太年轻。


Excel里的networkday 函数返回起始日期(start_date)和结束日期(end_date)之间完整的工作日数值。工作日不包括周末和专门指定的假期。


可以使用函数 NETWORKDAYS,根据某一特定时期内雇员的工作天数,计算其应计的报酬。



而如果你的老板有一天忽然开始思考未来,他抓住你,问你,从现在开始再工作1000天,是哪年哪月哪日?


别哭。


有这样的老板不是你的错。丢给他这个GIF图:



没错,这个函数返回的常常是个数字,不是Excel算错了,是你的数字格式有问题,按下Ctrl+Shift+3,就能显示日期啦!


2. IF函数


If函数的意思就是“如果”啦,如果满足某个条件,就返回一个值,如果不满足,就返回另一个。


If函数的语法是这样的:


IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])


其中,logical_test 是要测试的条件。 value_if_true是这个测试的结果为 TRUE 时,您希望返回的值。


比如,下面这个GDP表格里,小编根据数值是否高于500万来给对应的国家打上“poor”或“rich”的标签。




3. SUMIF 函数


Sum的意思是“加和”,再加上“IF”,意思就是对范围中符合指定条件的值求和。 例如,假设在含有数字的某一列中,需要对大于 1000000 的数值求和。 请使用以下公式:




4. Trim() 函数,处女座福音1


这个函数可以轻松把单元格内容里的空格去掉。例如=trim(A1),如果A1单元格里有空格,这个公式会只显示其中非空格的内容。



5. Clean()函数,处女座福音2


Clean函数可以用来删除文本中不能打印的内容。其他应用程序或者其他格式的数据导入到Excel里,经常会有一些莫名其妙的乱码和字符。现在,只消一个神奇的Clean函数你的数据就立马变得干净整齐啦!


比如下面这个函数应用之后,莫名其妙的多行空格就不见了。



6. SUBTOTAL函数


SUBTOTAL函数其实是个函数组,就是返回一个列表或数据库中的分类汇总情况。


SUBTOTAL函数可谓是全能王,可以对数据进行求平均值、计数、最大最小、相乘、标准差、求和、方差。


想算什么算什么有木有!




7. SUMPRODUCT函数


这个函数的功能是在给定的几组数组中,将数组间对应的元素相乘,并返回乘积之和。


SUMPRODUCT函数的语法是:SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...) 其中Array1是必需的,其相应元素需要进行相乘并求和的第一个数组参数。Array2, array3……都是可选的。


比如,下面这个里面的函数目的就是把两组数字对应乘起来再加和。




8. Text函数


Text函数能够将数值转化为自己想要的文本格式。


TEXT 函数还可以使用特殊格式字符串指定显示格式。 要以可读性更高的格式显示数字,或要将数字与文本或符号合并时,此函数非常有用。


例如,假设单元格 C 中包含一组数字。 要将此数字的格式设置为美元金额,而且保留两位小数,您可以使用下列公式:


=TEXT(C1,"$0.00") & "每小时"




Text函数的语法为:=text(value,format_text)。Value为数字值。Format_text为设置单元格格式中自己所要选用的文本格式。


9. SMALL & LARGE 函数


SMALL函数可以用来找到一串数据中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能够找到B2到B20的范围内第3小的数字。


同理,LARGE函数就是用来找最大值的啦。


看看下面这些国家里排名倒数第三的国家GDP是多少?




10. INDEX+MATCH函数


INDEX+MATCH函数堪称是Excel里的神器,很多人甚至将这个函数的使用熟练程度作为判断其Excel掌握情况的标准!


这两个函数有些复杂,搬好小板凳,我们来慢慢说。


index(r,n)是一个索引函数,在区域r内,返回第n个单元格的值。


而 match(a,r,t)是一个匹配函数,t为0时,返回区域r内与a值精确匹配的单元格顺序位置;t为1时返回区域r内与a值最接近的单元格顺序位置(汉字通常按拼音字母比较,数字按值比较,数值符号按位值比较)。


通常可以将两个函数联合起来进行表间关联关系查询,通过match函数找到匹配单元位置号,再用这个位置号,通过index函数找到与匹配值对应的关联值。


还是不懂?


没关系。




现在小编得到这么一组零件的规格数字(不要问小编要零件做什么用,小编本来就是搬砖的,今天为了你们也是蛮拼的)。


……


这个表格还很长,估计有个……100行吧。意思就是,左侧的规格,对应右侧的重量。


现在小编拿到一大堆这样的零件,经过千辛万苦,终于把这些零件的规格都搞清楚了,并且列出了下面组数字。


现在,老板忽然走过来:


小编,对,就是你!再对照表格,把每个零件的重量给我标记出来!



……


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