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怎么学习使用电子表格

刘老会计闲聊2019-01-14 07:11:15

        从事财务工作的人,大部分时间都在和报表打交道,被戏称为“表哥”、“表妹”。熟悉电子表格,能让财务工作事半功倍。反过来说,不熟悉电子表格,可能别人半小时的工作自己却要忙乎半天。

        使用电子表格需要技巧,怎么学习电子表格也需要技巧。不少人用了很多年电子表格,也曾一边看着书本一边对照学习,但却总无法灵活运用。


        在这里,刘老会计讲的是电子表格,不是Excel,虽然Excel是电子表格,但是你所学的这些知识不能局限于Excel。当你用到WPS ET 或者 Libreoffice Calc【前面的插图就是Linux下的LibreOffice Calc的截图】时,或者来自韩国的Polaris Office时,网页版的谷歌文档、zoho在线办公,或者你在安卓手机、苹果手机、安卓平板、苹果平板等等不同的设备,不同的平台上,你所掌握的知识都可以用上。实话说,刘老会计已经超过十年不用Excel了,但是拿到手里一样用。


        刘老会计在这里讲电子表格基础,虽然是基础,但绝不是市面上那种看图说话型的基础。老会计觉得没有必要去讲用怎么鼠标点点这儿、点点那儿、再点点这儿、再点点那儿、左点点、右点点……也不会想让你费力气记住什么快捷键。

        因为在细节上,Excel一个样,WPS中的 et一个样,LibreOffice Calc又是一个样。更细致的说,Excel每个版本也有细微差异。当你实际使用这些不同的软件,不同的版本,不同的平台时,你自然就会发现它们的细节差异。所以老会计不希望学习者把精力放在这些地方。如果你把精力放在这些细节上,你就不会去思考它的道理。

不要迷失在细节的丛林里

        就比如说快捷键吧,用得多了自然记住了,记不住的是因为用的不够多。其实刘老会计也只是记住了Ctrl-C, Ctrl-V, Ctrl-X, Ctrl-F, Ctrl-H, Ctrl-S, Ctrl-O, Ctrl-1这几个。真的,就算刘老会计只记得这几个快捷键,并不妨碍老会计熟练使用电子表格。

        说实话,刘老会计毕竟是个会计,需要记的东西太多了,再说也老了,之所以记下来这几个快捷键,是因为除了Ctrl-1,前面几个在许多软件里作用是一样的。当然对于脑子好使的年轻人来说,多记几个快捷键毕竟不是坏事。


关键点来了,怎么才能掌握电子表格的使用呢?

  1. 要熟悉电子表格里的基本概念;

  2. 学会使用电子表格软件里的帮助,遇到函数记不清了,功能细节记不清了,打开帮助看一下。再不然,百度一下。

  3. 如果实现某个功能有多个方法,请选择最靠谱的方法,并一直使用这个方法。特别是要避免那种容易产生错误的操作方法。

  4. 熟悉常用的功能(包括函数),不常用的功能(包括函数)不用熟悉,但一定要知道它有这么个功能(包括函数),需要的时候再查找具体操作;还是那句话,你用得多了,自然就记住了。

  5. 掌握解决问题的思路——怎么使用这些功能来解决问题。思路很重要,一个看起来复杂的问题,其实就是把几种功能组合到一起进行解决的。所以,知道电子表格有什么功能很重要,知道解决的思路很重要。最不重要的就是点这个点那个,或者按个什么快捷键。

好了,大家先记住以上5个原则,再开始学习电子表格吧。

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